Dewan New Birth of Freedom senantiasa waspada terhadap peluang untuk melakukan perbaikan dalam semua aspek operasi dewan. Sebagai bagian dari proses pembaruan piagam tahunan, kami melihat lebih dari beberapa aplikasi pemimpin dewasa yang diisi oleh para pemimpin baru beberapa bulan sebelum diserahkan bersama materi pembaruan piagam unit. Pada diskusi panel seluruh dewan pada tanggal 6 Januari, Komisaris Dewan Tom Steckbeck membahas pentingnya meninjau dan menyerahkan aplikasi pemimpin dewasa dan izin yang diperlukan kepada Dewan dengan segera. Berikut ini adalah komentar Tom dari program malam itu yang ingin saya bagikan kepada semua orang:
“Menciptakan lingkungan yang seaman mungkin bagi kaum muda kita adalah yang terpenting dalam semua program Pramuka kita. Pendekatan menyeluruh BSA untuk melindungi anggota muda kita mencakup banyak elemen yang saling terkait seperti Pelatihan Perlindungan Pemuda untuk semua pemimpin dewasa yang terdaftar, kebijakan yang menciptakan hambatan terhadap pelecehan, dan pemeriksaan latar belakang untuk relawan dewasa. Perlindungan pemuda sejati hanya dapat dicapai melalui komitmen yang terfokus dari setiap orang dalam Pramuka. Bekerja bersama, para relawan dan profesional berusaha untuk mempertahankan budaya kesadaran perlindungan pemuda di semua tingkatan Pramuka.
Malam ini, saya ingin fokus pada salah satu area penting yang membutuhkan bantuan Anda untuk melakukan perbaikan yang berarti. Untuk menjaga Pramuka kita tetap aman, kita perlu memastikan bahwa semua relawan dewasa yang terdaftar telah diperiksa dengan benar sebelum bekerja dengan Pramuka. Ini termasuk bahwa semua orang dewasa terdaftar dengan benar di BSA sebelum memulai layanan sukarela mereka.
Saat kami meninjau pembaruan piagam tahun ini, kami melihat banyak aplikasi pemimpin dewasa yang diajukan sebagai bagian dari proses pembaruan piagam tetapi jelas telah diisi dan ditandatangani beberapa bulan lalu. Praktik menahan aplikasi dewasa ini bukan hanya menjadi masalah pada saat pembaruan piagam tetapi sepanjang tahun. Meskipun upaya menghemat beberapa dolar dalam biaya pendaftaran merupakan masalah yang dapat dimengerti, hal itu membuka pintu bagi beberapa masalah potensial bagi kita semua.
Lamaran pemimpin dewasa baru harus segera diperiksa di tingkat unit, persetujuan yang diperlukan diperoleh, dan kemudian diserahkan ke Dewan sebelum orang dewasa tersebut bertanggung jawab atas pemuda.
Mengapa ini begitu penting? Melalui upaya kolaboratif kita, kita semua harus bekerja sama untuk memastikan bahwa semua relawan dewasa baru ditinjau dan disetujui dengan tepat sesuai dengan kebijakan BSA dan hukum Pennsylvania untuk semua organisasi yang melayani kaum muda. Sebagai dewan, kita harus mengikuti kebijakan BSA dan hukum negara bagian. Kita tidak memiliki pilihan untuk memilih jalan yang berbeda.
BSA mengharuskan setiap orang dewasa yang bertugas sebagai sukarelawan untuk melengkapi aplikasi pemimpin dewasa. Aplikasi ini memungkinkan pimpinan unit, mitra resmi, dan dewan untuk meninjau riwayat dan kualifikasi pelamar. Seperti yang telah diketahui banyak dari Anda, setelah aplikasi pemimpin dewasa disetujui di tingkat unit dan dikirim ke dewan, BSA melakukan pemeriksaan latar belakang menyeluruh terhadap individu tersebut. Ada beberapa contoh di mana pemeriksaan latar belakang BSA telah mengungkapkan informasi yang telah mendiskualifikasi pelamar untuk bekerja dengan kaum muda.
Seperti yang telah kita pelajari dalam mengikuti kursus Pelatihan Perlindungan Pemuda BSA, calon predator berusaha mencari cara untuk mendapatkan akses ke pemuda. Pemeriksaan latar belakang BSA merupakan alat penting untuk melindungi Pramuka kita. Membiarkan orang dewasa memulai layanan sukarela sebelum pemeriksaan latar belakang BSA dijalankan berpotensi mengizinkan orang dewasa yang seharusnya tidak disetujui untuk mengakses pemuda.
Dewan kami juga diharuskan, berdasarkan hukum Pennsylvania, untuk mengumpulkan tiga sertifikasi latar belakang tambahan dari relawan dewasa sebelum mereka mulai bekerja dengan kaum muda. Sertifikasi PA lainnya ini mencakup izin Penyiksaan Anak dari Kepolisian Negara Bagian PA dan Departemen Layanan Kemanusiaan. Relawan dewasa juga harus memberikan pemeriksaan latar belakang sidik jari FBI atau Pernyataan Pengungkapan untuk Relawan jika mereka telah tinggal di PA selama sepuluh tahun terakhir berturut-turut, tergantung pada status kependudukan PA mereka. Izin ini juga harus diserahkan sebelum relawan dewasa tersebut mulai bekerja dengan kaum muda.
Seperti yang sudah diketahui banyak dari Anda, orang tua yang tidak terdaftar mungkin juga perlu mendapatkan dan menyerahkan izin PA, tergantung pada keterlibatan mereka. Informasi lebih lanjut tentang situasi khusus tersebut tersedia di situs web Dewan, jadi saya tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk membahas situasi tersebut saat ini.
Tanggung jawab kolektif kita adalah bekerja sama dalam peninjauan dan penyerahan aplikasi pemimpin dewasa dan izin PA yang tepat waktu. Saya ingin memberi tahu Anda bahwa Dewan akan menghubungi para pemimpin unit utama dan perwakilan organisasi resmi mereka tentang aplikasi dewasa yang diselesaikan beberapa bulan sebelumnya dan diserahkan pada waktu pencantuman ulang atau tanpa izin PA. Tujuan surat tersebut adalah untuk meninjau dan menjelaskan tindakan apa yang diperlukan untuk masa mendatang demi kepentingan semua orang.
Kami memahami bahwa ada banyak tanggung jawab yang harus Anda pikul untuk menjaga program unit Anda tetap berjalan saat ini, terutama dengan adanya COVID. Kami menghargai dan berterima kasih atas semua yang Anda lakukan. Namun seperti yang saya katakan sebelumnya, diperlukan kerja sama kita semua di semua tingkatan Pramuka untuk membuat upaya perlindungan pemuda kita berjalan optimal. Terima kasih sebelumnya atas perhatian Anda terhadap peningkatan yang dapat kita lakukan dengan mudah terkait aplikasi sukarelawan dewasa dan izin PA.
Sebelum saya tutup, saya ingin menyampaikan bahwa Dewan akan segera memperkenalkan sistem daring baru untuk membantu kami melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menangani izin PA. Selama beberapa minggu ke depan, kami akan memperkenalkan sistem baru ini di situs web kami dan melalui email serta buletin. Seperti yang akan Anda pelajari, salah satu aspek penting dari sistem baru ini adalah otomatisasi notifikasi kepada individu yang izin PA-nya akan segera kedaluwarsa dan harus diperbarui. Hingga saat ini, semua pesan telah dikirim melalui email secara manual. Dimulai 90 hari sebelum kedaluwarsa, sistem akan mulai mengirimkan pemberitahuan pengingat setiap 30 hari mengenai perlunya orang dewasa untuk memperbarui izin mereka.
Para pemimpin unit utama juga akan diberi tahu 30 hari sebelum salah satu izin orang dewasa mereka berakhir. Jika izin tersebut tidak diperbarui tepat waktu, orang dewasa tersebut tidak boleh berpartisipasi sebagai relawan dewasa. Sistem baru ini juga akan secara otomatis mengirimkan laporan status bulanan kepada para pemimpin unit utama mengenai izin PA untuk semua orang dewasa di unit mereka.
Sekali lagi, akan ada lebih banyak hal yang akan dibahas dalam beberapa minggu ke depan mengenai sistem baru untuk menangani izin PA ini, yang akan meningkatkan kemampuan kami untuk mengelola izin PA yang akan diperbarui tanpa menambah beban staf kami secara drastis. Kami sekarang sedang dalam proses memuat data ke dalam sistem baru, jadi nantikan informasi lebih lanjut di situs web kami dan di kotak masuk Anda dalam beberapa minggu ke depan.
Terima kasih."
Saat ini kami tengah bekerja sama dengan pengembang untuk mengunggah dan menyiapkan basis data izin kami ke dalam sistem baru dan mengoptimalkan sistem agar dapat digunakan oleh semua orang. Saya menantikan "peluncuran terbatas" sistem ini segera setelah siap digunakan. Seperti yang Anda baca dalam komentar Tom di atas, sistem baru ini akan secara drastis meningkatkan kemampuan Dewan kami untuk memberi tahu individu dan pemimpin utama tentang izin PA yang akan segera kedaluwarsa. Sistem ini juga akan memberikan laporan bulanan kepada para pemimpin unit utama tentang status izin PA untuk semua relawan dewasa mereka. Akan ada lebih banyak lagi yang segera hadir.
Terima kasih sebelumnya atas kerja sama dan pengertian Anda dalam mengambil langkah-langkah tepat waktu untuk mendaftarkan semua relawan dewasa baru di BSA dan menyerahkan semua izin PA yang diperlukan kepada Dewan. Seperti yang dikatakan Tom, menciptakan lingkungan yang seaman mungkin bagi kaum muda kita adalah yang terpenting dalam semua program Pramuka kita. Tindakan-tindakan ini merupakan elemen penting dalam upaya tersebut.
Harap berhati-hati dan tetap aman!
Salam Hangat untuk Pramuka,
Ron Gardner
Eksekutif & CEO Pramuka
JL VETERAN 37 MALANG