Meningkatkan Cara Kami Mengelola Izin Relawan PA

Menciptakan lingkungan yang seaman mungkin bagi anggota muda kami adalah prioritas utama bagi New Birth of Freedom Council. Pemeriksaan latar belakang relawan dewasa yang terdaftar merupakan alat penting dalam upaya tersebut. Selain pemeriksaan latar belakang kriminal yang dilakukan oleh kantor nasional BSA untuk setiap orang dewasa yang ingin mendaftar ke BSA sebagai pemimpin, di sini di Pennsylvania, undang-undang negara bagian mengharuskan karyawan dan relawan untuk memperoleh tiga izin khusus untuk melayani di organisasi yang melayani pemuda. Bergantung pada keadaan, orang tua mungkin juga diharuskan untuk memperoleh dan memberikan izin yang diamanatkan PA kepada Dewan.

Dewan kami telah meluncurkan sistem manajemen izin PA baru untuk membantu unit kami mengelola izin mandat PA ini secara lebih efektif bagi para pemimpin dan orang tua mereka. Sejak Undang-Undang 15 menjadi undang-undang pada tahun 2015, Dewan kami telah menerima izin dari lebih dari 8.000 relawan dewasa. Setiap izin ini berlaku selama lima tahun sebelum harus diperbarui agar seorang relawan dapat melanjutkan layanan Pramuka mereka.

Proses untuk memberi tahu relawan kami bahwa satu atau beberapa izin mereka akan segera berakhir merupakan proses yang sangat melelahkan. Setiap pemberitahuan email yang dikirim oleh Dewan kami kepada relawan tentang izin mereka yang akan berakhir/telah kedaluwarsa hingga saat ini telah dikirim secara manual. Itulah sebabnya saya sangat gembira mengetahui bahwa seorang pengembang relawan di dewan PA lain telah menciptakan sistem yang memungkinkan kami untuk secara otomatis mengirimkan serangkaian pemberitahuan email kepada relawan yang izin PA-nya perlu diperbarui. Selain itu, sistem baru ini juga secara otomatis mengirimkan laporan bulanan ke setiap unit tentang status semua orang dewasa yang memiliki izin dalam sistem kami.

Meskipun sering kali klise untuk melabeli sesuatu sebagai pengubah permainan, sistem baru ini justru ditujukan untuk administrasi Dewan kami atas proses penting ini. Selain itu, sistem baru ini tidak akan memerlukan upaya tambahan apa pun dari relawan dan unit selain mendapatkan izin bagi kami.

Ada beberapa peningkatan utama yang ingin saya soroti:

• Sistem baru ini akan mengirimkan serangkaian pemberitahuan email kepada setiap relawan dengan izin yang akan segera kedaluwarsa mulai 90 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin tersebutJika Dewan tidak menerima izin terbaru, pemberitahuan pengingat tambahan akan dikirim melalui email kepada relawan 60 hari dan 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin tersebut.
• Pemberitahuan email yang dikirim 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin kepada relawan akan secara otomatis dikirim sebagai CC kepada ketua komite relawan dan perwakilan organisasi berizin tersebut..
• Setiap pemberitahuan email akan menentukan izin PA mana yang harus diperbarui. Email tersebut juga akan berisi daftar status dari ketiga izin yang diamanatkan PA untuk relawan tersebut. Selain itu, email tersebut akan menyertakan nomor ID BSA untuk relawan tersebut karena nomor ID BSA diperlukan saat relawan tersebut menyerahkan izin terbaru mereka.
• Jika izin yang habis masa berlakunya tidak diperbarui sebelum tanggal kedaluwarsanya, pemberitahuan email terakhir akan dikirimkan kepada relawan dan dikirim sebagai CC kepada ketua komite unit dan perwakilan organisasi resmi. Pemberitahuan ini menjelaskan bahwa sukarelawan ini tidak boleh berpartisipasi sebagai sukarelawan sampai Dewan menerima dan menyetujui izin PA yang diperlukan.
• Setiap 3 pemimpin utama unit akan secara otomatis menerima laporan bulanan tentang status semua orang dewasa yang memiliki izin dalam sistem kami.
• Relawan saat ini yang memperbarui izin akan dapat mengunggah izin terbaru mereka (baik PDF atau gambar berkualitas tinggi) langsung ke dalam sistem. Setelah diterima dalam sistem kami, seorang anggota staf akan meninjau dan menyetujui penerimaan izin tersebut. Saat izin tersebut disetujui, sistem akan secara otomatis mengirim email kepada relawan yang mengirimkan izin bahwa izin tersebut telah diterima.
• Relawan baru yang belum pernah menyerahkan izin atau mendaftar ke Dewan akan tetap perlu menggunakan proses penyerahan kami saat ini ketika memberikan izin mereka. Staf kami kemudian akan menambahkannya ke sistem baru kami.
• Karena sistem baru akan menghasilkan email ketika izin disetujui dan laporan bulanan kepada pimpinan unit utama, Dewan tidak akan lagi menyiapkan dan mengirimkan sertifikat yang mengonfirmasi penerimaan tiga izin yang diamanatkan PA oleh sukarelawan..

Seperti halnya sistem baru lainnya, akan ada kurva pembelajaran yang harus dilalui (meskipun desainnya intuitif), dan kami mungkin akan menemukan dan perlu memperbaiki bug dalam sistem. Namun begitu kami berhasil melakukan peluncuran awal, tetap memantau izin PA ini akan menjadi jauh lebih efisien bagi unit dan staf Dewan kami.

Kami telah memperbarui situs web kami untuk menyertakan petunjuk langkah demi langkah tentang penggunaan sistem baru. Kami juga telah mengatur ulang dan menambahkan lebih banyak informasi ke situs web kami mengenai izin PA agar para relawan dan orang tua lebih mudah memahami apa yang diperlukan dan bagaimana mematuhinya. Silakan kunjungi https://newbirthoffreedom.org/pa-clearances untuk meninjau informasi terbaru ini dan petunjuk tentang penggunaan situs baru kami.

Ada satu hal terakhir yang ingin saya sampaikan. Jika Anda tidak lagi aktif dalam Pramuka di masa mendatang saat Anda menerima pemberitahuan tentang izin yang akan berakhir, harap beri tahu kami bahwa Anda tidak lagi terlibat sehingga kami dapat mengarsipkan catatan Anda. Unit Key 3 juga dapat membantu dengan memberi tahu Dewan bahwa seorang relawan tidak lagi aktif.

Harap berhati-hati dan tetap aman!

Salam Hangat untuk Pramuka,

Ron Gardner
Eksekutif & CEO Pramuka