Meningkatkan Cara Kami Mengelola Izin Sukarelawan PA

Menciptakan lingkungan yang paling aman bagi anggota muda kami adalah prioritas utama Dewan Kebebasan Kelahiran Baru. Pemeriksaan latar belakang sukarelawan dewasa terdaftar adalah alat penting dalam upaya itu. Selain pemeriksaan latar belakang kriminal yang dilakukan oleh kantor nasional BSA untuk setiap orang dewasa yang ingin mendaftar ke BSA sebagai pemimpin, di sini di Pennsylvania, undang-undang negara bagian mewajibkan karyawan dan sukarelawan untuk mendapatkan tiga izin khusus untuk melayani pemuda mana pun- melayani organisasi. Bergantung pada keadaan, orang tua juga dapat diminta untuk mendapatkan dan memberikan izin yang diamanatkan PA kepada Dewan.

Dewan kami telah meluncurkan sistem manajemen izin PA baru untuk membantu unit kami dalam mengelola izin mandat PA ini secara lebih efektif untuk pemimpin dan orang tua mereka. Sejak UU 15 menjadi undang-undang pada tahun 2015, Dewan kami telah menerima izin dari lebih dari 8.000 sukarelawan dewasa. Masing-masing izin ini berlaku selama lima tahun sebelum izin tersebut harus diperbarui bagi seorang sukarelawan untuk melanjutkan layanan Kepramukaan mereka.

Merupakan proses yang sangat padat karya untuk memberi tahu sukarelawan kami bahwa satu atau lebih izin mereka akan kedaluwarsa. Setiap email pemberitahuan yang dikirim oleh Dewan kami kepada sukarelawan tentang izin kedaluwarsa/kedaluwarsa hingga saat ini telah dikirim secara manual. Itulah mengapa saya sangat senang mengetahui bahwa pengembang sukarelawan di dewan PA lain telah menciptakan sistem yang memungkinkan kami mengirimkan serangkaian pemberitahuan email secara otomatis kepada sukarelawan yang izin PA-nya perlu diperbarui. Selain itu, sistem baru ini juga secara otomatis mengirimkan laporan bulanan ke setiap unit tentang status semua orang dewasa mereka dengan izin di sistem kami.

Meskipun sering kali klise untuk memberi label sesuatu sebagai pengubah permainan, sistem baru ini justru untuk administrasi Dewan kami dari proses penting ini. Selain itu, sistem baru ini tidak memerlukan upaya tambahan apa pun dari sukarelawan dan unit selain mendapatkan izin kepada kami.

Ada beberapa peningkatan utama yang ingin saya soroti:

• Sistem baru akan mengirimkan serangkaian notifikasi email ke setiap sukarelawan dengan izin yang akan segera kedaluwarsa mulai 90 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin tersebut.. Jika Dewan tidak menerima izin yang diperbarui, pemberitahuan pengingat tambahan akan dikirimkan melalui email kepada sukarelawan 60 hari dan 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin tersebut.
• Pemberitahuan email yang dikirim 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa izin kepada sukarelawan akan secara otomatis dikirim sebagai CC ke ketua komite sukarelawan dan perwakilan organisasi yang disewa tersebut.
• Setiap notifikasi email akan menentukan izin PA mana yang harus diperbarui. Ini juga akan mencakup daftar status ketiga izin yang diamanatkan PA untuk sukarelawan tersebut. Selain itu, email tersebut akan menyertakan nomor ID BSA untuk relawan tersebut karena nomor ID BSA diperlukan saat relawan tersebut mengirimkan izin terbaru mereka.
• Jika izin kedaluwarsa tidak diperbarui pada tanggal kedaluwarsanya, pemberitahuan email akhir akan dikirim ke sukarelawan dan dikirim sebagai CC ke ketua komite unit dan perwakilan organisasi yang disewa. Pemberitahuan ini menjelaskan bahwa sukarelawan ini tidak boleh berpartisipasi sebagai sukarelawan sampai Dewan menerima dan menyetujui izin PA yang diperlukan.
• Setiap pemimpin Kunci 3 unit akan secara otomatis menerima laporan bulanan tentang status semua orang dewasa mereka dengan izin di sistem kami.
• Relawan saat ini yang memperbarui izin akan dapat mengunggah izin terbaru mereka (baik PDF atau gambar berkualitas tinggi) langsung ke sistem. Setelah diterima di sistem kami, anggota staf akan meninjau dan menyetujui penerimaan izin tersebut. Ketika izin itu disetujui, sistem akan secara otomatis mengirim email kepada sukarelawan yang mengirimkan izin bahwa itu diterima.
• Relawan baru yang belum pernah menyerahkan izin atau terdaftar di Dewan masih perlu menggunakan proses pengajuan kami saat ini saat memberikan izin mereka. Staf kami kemudian akan menambahkannya ke sistem baru kami.
• Karena sistem baru akan menghasilkan email ketika izin disetujui dan laporan bulanan kepada pimpinan unit utama, Dewan tidak akan lagi menyiapkan dan mengirimkan sertifikat yang mengonfirmasi penerimaan tiga izin yang diamanatkan oleh PA dari sukarelawan..

Seperti sistem baru lainnya, akan ada kurva pembelajaran untuk dinavigasi (walaupun desainnya intuitif), dan kemungkinan besar kita akan menemukan dan perlu memperbaiki bug di sistem. Namun begitu kami mencapai peluncuran awal, tetap mengikuti izin PA ini akan menjadi jauh lebih efisien untuk unit dan staf Dewan kami.

Kami telah memperbarui situs web kami untuk menyertakan petunjuk langkah demi langkah dalam menggunakan sistem baru. Kami juga telah mengatur ulang dan menambahkan lebih banyak informasi ke situs web kami mengenai izin PA untuk memudahkan sukarelawan dan orang tua memahami apa yang diwajibkan dan bagaimana mematuhinya. Silakan buka https://newbirthoffreedom.org/pa-clearances untuk meninjau informasi dan petunjuk terbaru tentang cara menggunakan situs baru kami.

Ada satu hal terakhir yang ingin saya sebutkan. Jika Anda tidak lagi aktif dalam Kepramukaan di masa mendatang ketika Anda menerima pemberitahuan tentang izin yang kedaluwarsa, beri tahu kami bahwa Anda tidak lagi terlibat sehingga kami dapat mengarsipkan catatan Anda. Kunci Unit 3 juga dapat membantu dengan memberi tahu Dewan bahwa seorang sukarelawan tidak lagi aktif.

Harap berhati-hati dan tetap aman!

Salam Pramuka,

Ron Gardner
Eksekutif & CEO Pramuka